DOCUMENTO DELLA COMMISSIONE IBM/RSU
SUL TELELAVORO
DEFINIZIONE TELELAVORO
Telelavoro e' un'attivita' lavorativa svolta con
regolarita', interamente o in parte, fuori dalla
sede di lavoro IBM, in sostituzione all'attivita'
svolta in sede, con l'utilizzo di nuove tecnologie
che permettono la separazione e facilitano le
comunicazioni.
CONSIDERAZIONI GENERALI
VANTAGGI
Sociali - minor utilizzo dell' auto
- maggiore presenza presso la propria comunita' familiare e
territoriale
- incentivo all'utilizzo di tecnologie avanzate di comunicazione
ed elaborazione
- possibilita' di lavoro anche al di fuori delle aree sviluppate
economicamente
Aziendali - minori costi di nota spese
- minori costi di sede
- maggiore "presenza" presso i clienti, per i dipendenti
in possesso di "port it"
- produttivita' ed efficienza
- pieno utilizzo delle risorse umane
- flessibilita'
- competitivita'
- commerciabilita' della soluzione
- riduzione dei tempi di risposta alle richieste della
clientela
Individuali - minori tempi di spostamento casa-ufficio
- minori costi per lavorare
- maggiore presenza familiare
- aumento della professionalita' (uso di nuove tecnologie)
- autonomia
SVANTAGGI/VINCOLI
- possibile isolamento
- ambiguita' dei confini tra tempi e spazi privati e lavorativi
- indeterminazione del tempo di lavoro
- problematiche causate da una diversa organizzazione del lavoro
(controllo, gestione, valutazione...)
COSTI
- strumenti di lavoro
- spese telefoniche
- spazio e risorse private
- adeguamento a norma del posto di lavoro
ANALISI SITUAZIONE ATTUALE IN IBM
STRUMENTI
Per poter comprendere a pieno la possibilita' di introduzione del
TELELAVORO si rende necessario prendere in esame gli strumenti oggi in
uso e che lo rendono potenzialmente possibile e le figure professionali
coinvolgibili parzialmente o totalmente.
Alla data gli strumenti che potenzialmente consentono di effettuare
telelavoro sono :
1 - IL PORT-IT
il personal computer portatile IBM THINKPAD costituito da :
Unita centrale con minidisco e disco fisso e schermo video a
colori - CD-ROM per SE
Stampante a getto d'inchiostro
Caricatore automatico fogli singoli per stampante
carica batteria per personal
Carica batteria per stampante
Cavo elettrico per personal
Cavo elettrico per stampante
Scheda di collegamento locale (Token-Ring) con cavo e presa
Scheda di collegamento remota tramite linea telefonica con cavo e
presa
Borsa morbida con possibilita' di contenere documentazione
cartacea
oppure
Borsa rigida (valigetta telematica) con cavi pronti per l'uso ma
senza possibilita' di contenere documenti.
- APPLICAZIONI PORT-IT
Sul PORT-IT sono preinstallati
- sistema operativo OS/2 WARP
- LOTUS AMIPRO per la gestione testi/documentazione
- procedura per trasmissione/ricezione FAX
- SW di connessione in rete locale o INTERNET
- SW VISUALE AGE per connessione a host computer via rete locale
TOKEN-RING e MODEM
In particolare si puº disporre di:
-LOTUS FREELANCE per la preparazione di presentazioni
-LOTUS 1-2-3 foglio elettronico di calcolo
- PROCEDURE CRM per la gestione globale del processo di
offerta cliente
- DEMO DI PRODOTTI
- CONFIGURATORI DEI PRODOTTI
- PREPARAZIONE CONTRATTI
- NOTIZIE SUI PRODOTTI
- POSTA ELETTRONICA IN LOCALE
- FAX
- RUBRICA TELEFONICA IBM
- CALENDARIO CORSI
- CATALOGO PRODOTTI
- MANUALI TECNICI
..........
2 - telefono cellulare Nokia con 2 batterie e carica batterie
Gli strumenti sono assegnati al dipendente in Comodato d'uso regolato
dalle leggi vigenti integrate da una lettera di assegnazione che ne
restringe le possibilita' di utilizzo e che rende il detentore
totalmente responsabile sia dal punto di vista economico che di
utilizzo.
Gli utenti attuali di questi strumenti sono: Sistemisti (SE), Tecnici
(SC), Dirigenti, SSV, Auditor, Rappresentanti (SR) per un totale di
circa 2500 dipendenti (3200 circa nelle previsioni di fine febbraio
1996).
TIPOLOGIA ATTUALE DI USO DEGLI STRUMENTI
IL LAVORO IN UFFICIO IBM, ALLA SCRIVANIA PERSONALE
Il lavoratore utilizza il PORT-IT, dopo averlo collegato alla rete
locale, come terminale per l'accesso alle applicazioni aziendali, con
un massimo di 4 applicazioni attive contemporaneamente e la
possibilita' di usare la stampante PC o le stampanti veloci.
IL LAVORO IN UFFICIO IBM, SENZA LA SCRIVANIA PERSONALE
I dipendenti assegnati a partner esterni hanno a disposizione scrivanie
o stanze dotate di attacchi locali.
I dipendenti di altra sede momentaneamente in transito debbono
cercare una scrivania con presa locale libera.
I dipendenti con scrivania condivisa con altri (SHARED) debbono
trovare un posto libero con presa TOKEN-RING.
IL LAVORO PRESSO I CLIENTI
Per ragioni tecniche e' difficile collegarsi agli elaboratori IBM per
via telefonica (le centraline telefoniche sono digitali e sarebbe
necessario personalizzare una linea analogica) se non presso clienti di
grosse dimensioni con progetti di lunga durata in corso.
Lo strumento viene quindi utilizzato principalmente con applicazioni
off-line.
Nel caso che fosse possibile accedere ad una linea telefonica esterna
diretta l'attivita' e' analoga a quanto descritto al punto successivo.
Va ricordato che la lettera di assegnazione PORT-IT ne vieta l'utilizzo
se collegato a linea sotto controllo di un centralino/elaboratore.
IL LAVORO PRESSO L'ABITAZIONE
Si puo' operare in 2 modi :
* ON LINE - Ci si connette tramite linea telefonica e l'uso di un
numero verde alla rete INTESA (Consociata IBM) e si accede tramite
PASSWORD ai sistemi : PROFS - EHONE - PCOA con un massimo
di 1 applicazione attiva alla volta
* OFF-LINE per preparare relazioni/offerte/contratti/posta...
Di solito i dipendenti usano il sistema a casa per attivita' di
tipo burocratico (nota spese, cartellino, ...) o comunicativo (posta
elettronica PROFS).
Alcuni dipendenti, in particolare quelli residenti molto lontano
dall'ufficio, utilizzano parzialmente e sporadicamente gli strumenti a
casa in sostituzione del lavoro in ufficio.
IL LAVORO IN AUTO
Lo strumento usato e' quasi esclusivamente il cellulare.
Il poter gestire attivita' durante i viaggi, che a causa della nuova
organizzazione IBM per industry sono notevomente aumentati come
numero e durata, costituisce il vero aumento di produttivita'.
IL LAVORO IN VIAGGIO SU MEZZI COLLETTIVI DI TRASPORTO
Non si tratta di una casistica significativa come numero dipendenti,
comunque in questo caso alcuni usano durante il viaggio di
trasferimento (in particolare treno) nel tragitto casa-ufficio-casa
o in viaggi di lavoro il PORT-IT scollegato per svolgere attivita' di
scrittura relazioni e di sviluppo applicativo e tecnico.
USO PRIVATO DEGLI STRUMENTI
E' ammesso per il CELLULARE in quanto il dipendente puo' fare
telefonate personali premettendo al numero un carattere speciale. Le
spese personali vengono segnalate direttamente al dipendente con
la indicazione del prefisso e dei soli primi due numeri dell'abbonato
chiamato (per ragioni di riservatezza) e addebitate sul
cedolino.
Sul PORT-IT esistono 2 aree disco denominate FILEMIO e SWMIO
nelle quali il dipendente puo' archiviare propri file di lavoro od
inserire applicazioni aggiuntive di suo uso. La lettera di
assegnazione specifica chiaramente che il sistema e' per esclusivo
uso aziendale.
Il sistema non puo' essere dato in uso a terzi, nemmeno a dipendenti
IBM se non rispettando regole precise di sicurezza e di firma di
lettera di assegnazione anche temporanea.
INTERVENTI URGENTI RACCOMANDATI
Indipendentemente dalla necessita' di un accordo generale sul
telelavoro, ci sono alcuni interventi urgenti e indispensabili a
garanzia del dipendente e per maggiore efficacia nell'uso degli
strumenti:
- nuovo concordato d'uso che preveda:
- responsabilita' dipendente in caso di perdita solo per
dolo o negligenza grave
- uso privato del port-it in orario extra-lavorativo
purchè non provochi impatti sul suo uso per lavoro
- sistema vivavoce in auto per permettere un pieno utilizzo del
telefono portatile in conformita' al codice della strada garantendo
la sicurezza del dipendente
- video del portatile a matrice attiva o, in mancanza, video fisso
nelle postazioni di lavoro in ufficio per ricondurre lo strumento
ad una corretta ergonomia
- utilizzo di tutte le possibilita' tecnologiche disponibili per ridurre il
peso della strumentazione pari oggi a circa 14kg (caricabatterie
unico, stampante Canon, wireless, ....)
- mouse, a richiesta, da collegare al portatile
- sessioni multiple nelle connessioni modem
- scheda Ethernet per i sistemisti in maniera da poter facilmente
interagire con le reti locali dei clienti, in caso di comprovate
esigenze lavorative e compatibilmente con i livelli di sicurezza
richiesti
PRINCIPALI FIGURE PROFESSIONALI COINVOLTE E COINVOLGIBILI
CONSIDERAZIONI GENERALI
Va notato che tutte le attivita' che richiedono grossi volumi di
stampa realizzati con stampanti o fotocopiatrici non sono
telelavorabili.
Nello stesso modo non lo sono facilmente, almeno per attivita' di
massa, tutte quelle che richiedono strumentazione particolare o
costosa fino a che lo sviluppo tecnologico e culturale non ne abbia
eliminata la necessita'.
RAPPRESENTANTI
Il telelavoro e' possibile in quasi tutte le fasi delle attivita'
operativa dei rappresentanti, che prevedano il supporto di strumenti
informatici e comunicativi, quali ad esempio la rilevazione opportunita',
preparazione offerta, preparazione contratto, sia con le applicazioni
informatiche attualmente utilizzate che con quelle previste nell'uso a
regime di CRM.
Va evidenziata la necessita' di aumentare anche presso le filiali le
connessioni modem/fax per un pieno utilizzo del port-it.
Una serie di attivita' , soprattutto di valutazione e decisione
commerciale, richiedono lo scambio di opinioni ed informazioni dal vivo
tra le persone.
Si prevede quindi una certa continuita' della presenza SR presso la sede
anche in presenza di telelavoro, almeno fino a quando il livello
tecnologico e di costo della teleconferenza, nonche' le sue modalita'
d'uso non permettano una alternativa.
In questa tipologia rientrano anche i rappresentanti di plant, i
rappresentanti Servizio Clienti e gli SSV della amministrazione.
SISTEMISTI
I sistemisti di Filiale svolgono prevalentemente la loro attivita' presso
la sede dei clienti in carico e sporadicamente frequentano la sede IBM.
Il telelavoro e' possibile per quasi tutte le attivita' normalmente svolte,
in sede, in particolare :
- attivita' burocratiche e amministrative
- consultazione manuali (su CD)
- aggiornamento sw (PTF)
- posta elettronica (PROFS)
- studio personale
- consultazione FORUM (IBM o INTERNET)
- Relazioni o studi per IBM o clienti
- sviluppo applicazioni
Restano escluse attivita' quali:
- Riunioni
- Corsi
- Demo
- Test su hw e sw specifici
I sistemisti di Supporto svolgono la loro attivita' di studio e test
presso IBM e di presentazioni/demo e assistenza di primo e secondo
livello presso i clienti.
In questo caso aumenta la necessita' di presenza in sede IBM visto
l'uso di hw e sw specifico e di continua interazione con gli altri
colleghi che partecipano collegialmente alle attivita'.
TECNICI DI MANUTENZIONE
Anche in questo caso valgono molte delle considerazioni sviluppate
per i sistemisti compresa la distinzione fra Tecnici di Filiale e di
Supporto.
AMMINISTRATIVI
Le attivita' di amministrazione di Sede o Periferiche, stanti le attuali
tecnologie a disposizione e le norme di legge prevedono un
mantenimento di grossi archivi cartacei (bozze, contratti, fatture, bolle,
pagamenti, lettere clienti, ....). Queste informazioni sebbene la loro
gestione sia di responsabilita' del singolo debbono essere accessibile
anche agli altri colleghi e sono necessarie in tutte le continue
interazioni interne ed esterne alla azienda. Per il momento e' quindi
difficilmente ipotizzabile usare tecniche di telelavoro, che nel caso
specifico sarebbe di solo telelavoro da casa.
TEMI DI DISCUSSIONE SUL TELELAVORO
Dopo la disamina della situazione attuale, si affrontano i temi che
dovranno essere oggetto della trattativa tra le parti.
La commissione non ritiene che sia necessario regolare dettagliatamente
ogni singola attivita' di telelavoro ma che vada preparato un piano per
prevedere le condizioni generali di realizzazione lasciando poi la
necessaria flessibilita' operativa ai singoli.
Un simile piano dovra' garantire il raggiungimento dei vantaggi previsti
dalla nuova organizzazione del lavoro assicurando comunque il pieno
rispetto delle leggi ed accordi intercorrenti fra le parti.
Illustriamo in sintesi i punti su cui cercare accordo:
Disponibilita' abitazione privata
Vanno verificate le condizioni necessarie per effettuare anche solo in
parte il lavoro presso la abitazione del dipendente dal punto di vista
della normativa attuale e del trattamento economico.
In alcuni casi potrebbe essere necessario prevedere l'attivazione di
una seconda linea telefonica per collegamenti di lavoro, almeno fino a
che nuove tecnologie e costi TELECOM non permettano l'uso del cellulare
anche per connessioni in rete.
Flessibilita' orario di lavoro
Per permettere il pieno utilizzo di questa nuova metodologia si può
prevedere la possibilita' che il dipendente possa operare in orari
diversi, sempre nel limite delle ore di lavoro settimanali contrattuali,
concordando il trattamento economico, e nel rispetto della normativa
vigente su ferie, malattia, infortuni, straordinari (che devono comunque
essere preventivamente concordati)...
Volontarietà
I dipendenti saranno liberi di decidere se aderire alle modalita'
descritte nei due punti specificati sopra o se continuare un rapporto
di lavoro tradizionale.
Sperimentazione
Visti i cambiamenti notevoli della organizzazione del lavoro impliciti
nel telelavoro, la mancanza di esperienze di massa e significative a
livello mondiale e la estemporaneita' di studi sulla effettiva redditivita'
di un tale sistema, si consiglia un periodo di 12 mesi di
sperimentazione, con verifica semestrale in sede di Commissione
telelavoro, utilizzando i report opportuni, al termine del quale poter
valutare i risultati ottenuti e proporre eventuali miglioramenti.
Diritti sindacali
I dipendenti in telelavoro potranno continuare a partecipare alle
iniziative sindacali in maniera analoga alla attuale.
Dovranno essere individuati strumenti adeguati perchè i rappresentanti
sindacali possano svolgere regolarmente la loro attivita' sindacale.
Ergonomia e sicurezza
Nel telelavoro dovranno valere le stesse condizioni previste per gli
strumenti di lavoro usati in ufficio e previsti dalla legge per la
sicurezza del posto di lavoro.
Controllo attività
Dovranno essere individuati modalità e strumenti adeguati per il
controllo delle attivita' svolte in telelavoro.
Gestione e manutenzione strumenti
Tutte le attivita' necessarie per il mantenimento in attivita' ed
efficienza della strumentazione elettronica usata, che comportino il
coinvolgimento del dipendente, saranno considerate lavorative.
FORUM
Sara' istituto un FORUM elettronico sulle tematiche specifiche del
telelavoro e degli strumenti di telelavoro, a cui potranno partecipare
tutti i soggetti coinvolti (dipendenti, azienda, RSU) per aumentare il
coinvolgimento e l'efficacia.
Comunita' aziendale
I dipendenti in telelavoro parteciperanno a pieno titolo a tutte le
attivita' aziendali.
Si dovra' prevedere una presenza mesile minima del lavoratore in azienda
così come la partecipazione a riunioni di sede congiunte RSU/azienda per
verifica dell'andamento della sperimentazione.
Addestramento
E' necessario prevedere corsi adeguati ed obbligatori per tutti i
dipendenti sugli strumenti di telelavoro assegnati e sulle procedure
specifiche.